Kommunen

E-Akte Public

Digitale Ablage und Verwaltung

  • digitale Prozesse ohne Medienbrüche
  • revisionssichere Bearbeitung und sichere Langzeitarchivierung
  • Einfache Integration in die vertraute Arbeitsumgebung des Nutzers
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Die E-Akte Public wurde auf Basis des „Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit“ des BMI entwickelt. Mit der E-Akte Public bietet T-Systems eine nutzerfreundliche Lösung zur rechtskonformen elektronischen Aktenführung. Sie ebnet Behörden den Weg zu einer unkomplizierten Umstellung ihres Dokumentenmanagements mit geringem Integrationsaufwand. 

Verwaltungsvorgänge schnell und einfach bearbeiten

 
Geschäftsgänge und Aktenführung werden so abgebildet, dass jederzeit nachvollziehbar ist, wo sich welches Objekt befindet. Diese Transparenz ermöglicht u. a. eine intelligente Dokumentensuche, die alle bearbeitungsrelevanten Informationen direkt auffindbar macht. Alle Akten, Vorgänge oder Dokumente werden in einer einheitlichen Datenbank gespeichert, können gemeinsam bearbeitet werden und sind mobil zugänglich.
 
Die E-Akte bietet vielfältige Vorteile:
  • das einfache Anlegen und Bearbeiten von Vorgängen
  • Revisionssicherheit durch transparente und nachvollziehbare Bearbeitung
  • die exakte Abbildung vorhandener Organisationsstrukturen
  • übergreifender Zugriff auf vorhandene Vorgänge
  • hohe Nutzerakzeptanz
  • rasche Einarbeitung mit geringem Schulungsaufwand

Einfache Bedienung
Ihre Mitarbeiter werden das intuitive Bedienkonzept mit einfacher Benutzeroberfläche und Smartbuttons begrüßen. Durch die Anbindung von Microsoft Office kann der Verwaltungsmitarbeiter die digitale Akte zum Beispiel mit einem bestimmten Outlook-Termin oder einer Aufgabe verknüpfen, sodass diese zum entsprechenden Zeitpunkt umgehend zur Verfügung steht.
 
Einfache Integration
Die E-Akte Public basiert auf dem leistungsfähigen SharePoint-Server von Microsoft. Die E-Akte lässt sich reibungslos auch in komplexe Systeme und Anwendungslandschaften integrieren, ist uneingeschränkt skalierbar und individuell anpassbar. Die E-Akte Public kann on-premise direkt beim Kunden betrieben werden, ist aber auch als Service aus der Private Cloud verfügbar.
 
Verwaltungsmodernisierung
Bis 2020 muss die Digitalisierung aller Verwaltungsprozesse laut E-Government-Gesetz in allen Bundesbehörden erfolgt sein – dazu zählt auch die Umstellung auf die elektronische Akte (E-Akte). Die elektronische Aktenführung wird bis 2020 eine zwingende Voraussetzung für die rechtskonforme Archivierung von Dokumenten und Akten sowie die Abwicklung von Fachverfahren, wie das Datenbankgrundbuch.
6 Erfolgsfaktoren zur Einführung der e-Akte Public in Ihrer Behörde!
Referenz